Wie sinnvoll sind Besprechungen im Büroalltag?

In vielen Unternehmen gehören Besprechungen zum täglichen Arbeitsalltag. Studien haben gezeigt, dass Teammeetings und andere Sitzungen in einigen Firmen sogar zwei Drittel der Arbeitszeit vieler Mitarbeiter einnehmen. Diese Zusammenkünfte haben meist den Zweck, arbeitsbezogene Themen zu diskutieren und Unternehmensstrategien zu entwerfen. Häufig führen die Sitzungen jedoch zu Frustration der Mitarbeiter, da sie die Besprechungen als Zeitverschwendung ansehen, weil das Zusammentreffen unstrukturiert ist und zu keinen klaren Ergebnissen führt.

Besprechungen sind wichtig für den Erfolg und Fortschritt des Unternehmens

Eine Besprechung sollte nicht einberufen werden, ohne ein Ziel vor Augen zu haben. Nach der Art des Zieles lassen sich Besprechungen in drei Gruppen gliedern.

Das Meeting dient dazu, Informationen an die Teilnehmer weiterzugeben und alle Mitarbeiter auf denselben Informationsstand zu bringen. Die Sitzung wird einberufen, um Probleme zu lösen. Die Erfahrungen, Kenntnisse und Potenziale der Mitarbeiter sollen in die Problemlösungsstrategie eingebunden werden.
Wenn wichtige Entscheidungen bevorstehen, findet eine Besprechung statt, um Informationen einzuholen und die Sichtweisen der Mitarbeiter zu berücksichtigen. Dabei werden häufig auch Mitarbeiter außer Haus mit in das Meeting mittels Telefonkonferenz wie www.talkyoo.net “geholt”. Die eigentliche Entscheidung wird jedoch abseits der Besprechung getroffen.

Unter Berücksichtigung dieser Gesichtspunkte sind Besprechungen wichtig und sinnvoll, da sie wesentlich zum Erfolg des Unternehmens beitragen. Um Frustration bei den Teilnehmern und Ineffizienz vorzubeugen, bedarf es jedoch bei jedem Meeting einer strukturierten Vorbereitung.

Klare Strukturen führen zu erfolgreichen Besprechungen

Wer die nächste Besprechung im eigenen Unternehmen effektiv gestalten möchte, sollte nach folgenden Regeln vorgehen:

Setzt einen klaren Zeitrahmen für das Meeting fest. Legt dabei schon im Vorhinein fest, wie viel Zeit ihr für jeden Tagesordnungspunkt aufbringen wollt. Dies soll den Teilnehmern vermitteln, was sie in der geplanten Besprechung erwartet und dient während des Termins als Orientierungshilfe.

Vermeidet in eurer Tagesordnung den Punkt “Verschiedenes” oder “Sonstiges”. Er verleitet dazu, viel Zeit für unwichtige Themen aufzuwenden. Außerdem bietet dieser Tagesordnungspunkt eine Plattform für übermäßige Kritik und Beschwerden, die nicht im Rahmen einer derartigen Besprechung geklärt werden sollten.
Führt Protokolle von euren Besprechungen. Die Protokolle sollten nach dem Teamtreffen an alle Teilnehmer versandt und archiviert werden.

Die Ergebnisse und Vereinbarungen der Sitzung sollten konsequent umgesetzt werden. Haltet sie im Besprechungsprotokoll fest und vereinbart, wer welche Tätigkeiten bis zu welchem Zeitpunkt zu erledigen hat. Bei einer folgenden Besprechung sollte dann das Protokoll des letzten Treffens noch einmal durchgearbeitet werden, um abzuklären, welche Punkte bereits umgesetzt wurden. Probleme, die noch immer bestehen, können als eigener Tagesordnungspunkt wieder aufgenommen werden.

Besprechungen, die klar strukturiert werden und nicht einfach einem netten Zusammentreffen ähneln, können dem Unternehmen helfen und die Effektivität der Mitarbeiter fördern. Außerdem verbessern gut organisierte Meetings das Arbeitsklima und die Zufriedenheit der Teilnehmer.

Foto: Monkey Business Images / shutterstock.com

Ekki

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